文件材料归档与否的判定
并非有文必档。没有保存价值的不需要归档保存。
如何判定文件材料是否应该归档，重点要考察以下两点：
1.对国家、对社会、对家庭、对个人，有保存利用价值（主要是：凭证价值、情报价值），以备查考，具有凭证特性，如“记录在案”；
2.应该是实践活动中直接形成的，是历史记录，原则上应是原始文件；确无原件，可以归档复印件；利用原始文件加工整理的资料，若是综合性的或非常重要的，可做档案保存，其余做参考资料存查。
具体判定过程中注意以下两点：
1.不以红头文件与否来判定，而是依据其是否记载反映本单位主要活动职能。
我们学校重点归档保存的，实际主体上不是收发的红头文件，而主要以教育教学职能为核心，重点归档非红头的教学文件，如招生、学籍成绩、毕业生名册、学位名册、专业建设、培养方案、教学大纲、课表、教学工作量等，科研项目文件，如项目立项申请书、开题报告、试验记录、调研记录、研究成果、成果报奖、专利申请等，基建项目文件，如立项文件、地质勘查等设计基础、设计文件、施工管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图等，教职工劳动合同、职务任免、职称申报与审批、花名册、工资报批、工资与行政关系介绍信及存根等；
2.红头文件不以行政级别高低来判定。上级发来的红头文件和电报，除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管，部分事务性文件不归档保存；相反，本校制发的各级各类红头文件基本上都要保存保存。我院各部门制发的文件，由各部门归档，其它校内发文，目前主要由办公室归档。
确定文件材料的保存价值：
根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：
永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值；
长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的；
短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。
具体工作中，参照学校归档范围与保管期限的相关规定。