铜陵学院归档文件材料整理细则

铜陵学院归档文件材料整理细则

第一章 总则

第一条 为了进一步提高归档文件整理工作质量，根据《归档文件整理规则》和《高等学校档案管理办法》等有关法规文件精神，结合本校实际，制定本细则。

第二条 本细则所指的归档文件，是指本校在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应移交归档作为档案保存的各种纸质文件材料。

第三条 本细则所指的归档文件材料整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第四条 归档文件材料的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。

第二章 归档文件整理的组织工作

第五条 根据部门职能分工和岗位责任制，按照谁职责、谁形成（建档）、谁整理、谁归档的要求，实行文件材料形成（建档）责任部门整理、档案馆规范接收制度。

第六条 本校各部门、教学院部在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门、教学院部兼专职档案员进行整理，按照《铜陵学院档案管理办法》、《铜陵学院文件材料归档范围和档案保管期限规定》及《铜陵学院归档制度》的有关规定定期向档案馆移交。

第七条 部门、教学院部兼专职档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集，严格检查，严格登记，妥善保管，规范整理，按时移交。档案馆人员应当严格履行岗位职责，加强与部门、教学院部的联系，加强业务指导交流，认真细致接收，严把入口质量检查关。

第三章 归档文件的整理

第八条 归档文件的整理单位与装订

一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理、保管和利用的原则下，视文件材料的实际情况灵活处理。下列文件或文本在整理、装订时，作为一件（单件或组合件）：

（一）文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件；

（二）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易合并装盒的，也可各为一件；

（三）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件；

（四）原件与复制件作为一件；

（五）转发文与被转发文作为一件；

（六）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格，结合数量情况，可按一定的单位组合起来作为一件;

（七）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，各为一件；跨年度的，可归入办结年；

（八）学校会议记录，包括党委（扩大）会、书记办公会、民主生活会、校长办公会及学校各部门、教学院系部的会议记录，根据记录形式计件：会议记录本形式的，以“本”为单位计件，维持“本”的原貌，前附加会议记录目录，并在每一会议记录本的首页标识归档章；活页纸形式的，以每次会议为一件，各次会议记录材料以会议记录首页、记录内容、讨论（学习）材料、会议通过决议（定）文本等为序排列组合装订一件，并在每次会议记录材料的首页标识归档章。

（九）在教学类档案中，一般采用:

1. 普通教育和成人教育招生名册，区分层次和普通与成人教育形式，按招生批次或视材料的实际情况计件。全日制普通教育一般春招本专科各计一件、“专升本”计一件、秋招本专科各计一件，若一批次材料较多，计一件较厚而不便保管或不便利用，可再以文科、理科等特征区分计件；成人教育类同；各件内按录取时间先后为序，审批单在前，录取学生名单在后，补录的位于相应件的尾部；

2. 普通教育和成人教育学籍成绩表、毕业登记表一般情况下一个班级组合作为一件，大班级的视情可分成二件；

3.学籍变动材料，针对同一人(批)的发文、审批表等作为一件（一个自然年度的集中归档，前附目录及分类统计）。

4.学生奖惩材料，针对同一人（批）的发文、审批表等材料作为一件；

5.本科生优秀毕业论文(设计)，按份（人）计件（按学号排序），合订本的按本计件；

6.本专科生毕业论文（设计）统计分析及目录按形式、层次计件，普通教育本、专科各计一件，成人教育本、专科各计一件（均按学号排序）；

7.四、六级英语、计算机、普通话等成绩，同一批次的计一件；

8. 教学任务通知书、教学进程表，一般情况下，一个教学院系部一学期或学年作为一件（前有目录）；

9. 全日制和成人教育学位评审表，一般情况下，同一教学院系部材料作为一件，若材料太厚，也可按照专业及班级进一步分为多件。

（十）出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件；同一种期刊的同期底稿视作一件，同种期刊每期的审稿意见书作为一件，或同一种期刊的同期审稿意见书和底稿计为一件；

（十一）仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

（十二）科研项目档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态计件；

（十三）基建类图纸档案中，一张基建图纸视作一件；

（上述科技档案(基建、科研、设备等类)，若相关单位仍按传统立卷方式整理，则计卷；）

（十四）外事档案的出入境材料，可按人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件；

（十五）财会档案中，一本（册）会计凭证、账册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。

（十六）审计档案，审计结果通知书（审计报告）与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为多件。

二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

回复性文件在前，报请性文件在后；

结论性材料在前，依据性材料在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后；