铜陵学院文件材料归档范围和档案保管期限规定

铜陵学院文件材料归档范围和档案保管期限规定

第一条为便于界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，规范学校档案基础工作，使所收集保存的档案既能反映本校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《高等学校档案管理办法》等有关法规精神，结合本校实际，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本校及各部门各院部（以下简称“各单位”）在职能职责工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和载体的历史记录。

第三条本校归档范围与保管期限，坚持以人为本，依据学校教育教学主要职能和国家有关法规、规范确定。

本校科研项目档案、基建项目档案、会计档案等档案的归档范围和保管期限，执行国家有关规定。

第四条本校各类文件材料实行纸质档案和电子档案双套、同步归档管理制度。

应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本校对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按国标《电子文件归档与管理规范》执行。

纸质归档材料原则上为原件，必要的，原件与复印件同时归档。确无原件的复印件必须加盖相应机构红色印章并注明因由。

第五条文件材料归档范围是：

（一）反映本校人才培养、科学研究、服务社会和文化传承等高等教育职能活动和机构、人事变化等基本历史面貌的，对本校、国家、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本校工作活动中直接形成的在维护学校和师生合法权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本校需要贯彻执行的上级机关、地方政府、社区管理等文件材料；

（四）其它与本校有关，对本校工作具有查考价值的文件材料。

第六条  文件材料不归档范围是：

（一）外来文件材料中，各级管理机关普发性不需办理的文件材料，征求意见、未定稿的文件材料；任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本校内部产生文件材料中，重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；未经会议讨论、未经校领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的人民来信信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录；

（三）本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料（可作资料暂存）；

（四）以参考为目的从各方面收集来的一般性文件材料。

第七条凡属本归档范围的文件材料，必须按有关规定向校档案馆移交，实行集中统一管理，任何单位和任何个人不得据为己有或拒绝归档、延迟归档。

第八条本校各类档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年，部分会计档案分为25年、15年、5年。

第九条永久保管的档案主要包括：

(一) 本校人才培养等主要职能活动中形成的招生、毕业、就业、奖惩等重要名录、学籍、成绩、统计等重要业务文件材料；

(二) 本校机构演变、人事任免、职工录用离职退休、专业技术职务晋升聘任、工资调整等文件材料；

(三) 本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，学校年度计划、报告、总结，各类年度统计报表等；

(四)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(五) 本校土地征用等建设与发展的重要合同协议、资产管理等重要凭证性文件材料；

(六) 本校发展规划、改革方案、重要规章制度等重要文件材料；

(七)上级机关制发的属于本校主要职能活动的重要文件材料。

第十条定期保管的档案主要包括：

（一）本校职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本校人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本校一般性事务管理文件材料；

（五）本校关于一般性问题的请示与主管机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、各类年度以下的统计报表等；

（六）校内各单位年度工作计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；

（七）上级机关制发的属于本校业务的一般性文件材料；

（八）校外单位制发的非本校主要业务但要贯彻执行的文件材料；

（九）校外单位关于一般性业务问题的来函、商请与本校的复函等文件材料。

第十一条  为便于各单位建档和积累、归档，文件材料归档范围和档案保管期限表结构主要采取按内设机构分类组合排列列举形式（见附表）。

因照片档案、基建项目档案、科研项目档案、会计档案、设备档案等特殊性，按类独立列出其归档范围，各相关部门承担建档和归档。其中，照片档案、会计档案，谁产生，谁归档；基建项目档案，谁主管（建设或维修），谁归档；科研项目档案，由项目主持人配合建档、科研处负责归档；设备档案，谁购置（维修），谁归档。

表中所列为主要的常规归档材料。实际工作中产生的、但本表中未列举的有一定保存价值的文件材料或内容复杂、交叉的材料，均应当建档和归档；特别是反映处理特殊问题、改革创新工作活动等文件材料，更应当注意积累和归档；由主办（牵头）部门或学校领导委员会（小组）办公室挂靠部门负责统筹协调归档，并按其具体内容，参照相应类别相似条款，结合档案馆的具体意见，确定其保管期限。

在归档纸质等传统载体的文件材料同时，应当同步归档在工作活动中产生相应电子文件，特别是列表中明确标明电子版的，应当重点归档。

第十二条省级，含省教育厅等省直部门；上级，含专门业务工作属地管理的地方主管部门（机构）。

第十三条本规定经安徽省档案局2014年6月19日审查批准，自印发之日起施行；原《铜陵学院文件材料归档范围及档案保管期限表》（院办[2005]16号）同时废止。

附表：

铜陵学院文件材料归档范围与档案保管期限表

目次

一、  分部门（全校各部门、各院系部）