铜陵学院档案管理办法
( 2014年5月19日 铜陵学院 院发〔2014〕10号 印发）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校档案工作，加强档案资源建设，有效保护和利用档案，根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中共中央办公厅、国务院办公厅中办发〔2014〕15号）和《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人社部、国家档案局令第30号）和《安徽省高等学校档案管理实施办法》（安徽省教育厅、省档案局教办〔2011〕44 号）等党和国家档案工作方针政策及法规精神，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指我校教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案记录学校建设与发展的历程，是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶，是学校编史修志和维护学校及师生员工合法权益的重要依据。学校档案属国家所有，由学校档案馆集中管理，重要档案应当按照规定向同级国家档案馆移交，任何个人不得私自占有。
第四条 档案工作是学校基础性管理工作，做好档案工作是学校和各部门各院部共同的重要职责。学校不断加强对档案工作的领导，建立健全档案工作责任制与档案工作的检查、考核与评估制度，强化责任意识，加强档案制度建设、档案资源建设、档案安全保障建设、档案信息化建设和档案工作队伍素质建设，确保学校档案齐全、完整、准确、系统和安全，开发利用档案信息，服务学校与社会。
第二章 管理体制机制与职责
第五条 档案工作由学校主要领导主管、分管。校领导的档案工作主要职责是：
（一）贯彻执行党、国家和省关于档案工作的方针政策和法律法规及教育部和省教育厅关于高等学校档案工作的规章制度，审查批准学校档案工作重要规章制度；
（二）将档案工作纳入学校事业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容，把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖，促进档案工作与全校工作同步协调发展；
（三）关心学校档案工作的建设与发展，定期听取档案工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，改善档案工作环境。
（四）大力支持档案馆加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化建设纳入学校信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案馆实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导，实现存量重要档案数字化、增量档案电子化。
第六条 学校党委（校长）办公室是学校档案工作职能管理部门，档案馆是学校综合档案资源管理与服务中心。档案馆在党委（校长）办公室领导下开展业务工作，集中收集保管本校各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等。
第七条 档案馆工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化信息化管理技能。
第八条 学校各部门、各院部（以下简称“各单位”）明确负责人分管本单位档案工作，组织本单位相关人员学习、贯彻档案工作法规制度，明确专兼职档案员，保持相对稳定，将档案工作纳入本单位和专兼职档案人员的岗位职责，明确专兼职档案员统一掌管本单位文件资料，保障专兼职档案人员必需的工作条件，督促专兼职档案人员将本单位应归档的文件材料按期保质向学校档案馆归档。
第九条 各单位专兼职档案员负责做好本单位不同载体文件材料的形成、收集、积累、整理和归档工作，确保应归档文件材料的准确性、完整性和系统性，并主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。
分管领导和专兼职档案员岗位变动时应当先办理档案工作交接。
第十条 学校实行文件材料形成单位（课题组）整理制度，谁职能、谁建档、谁整理、谁归档。
学校各单位(课题组)专兼职档案人员应当及时整理档案，经本单位(课题组)负责人检查合格后向学校档案馆移交。
档案馆应当全面加强对各责任单位按规范限期整理和移交的监督指导，重点加强对涉及学校整体利益、长远利益和师生员工切身利益等相关工作的建档与归档的监督管理，应当不接收材料不完整、内容不准确的重要工作文件材料，并督促相关单位限期整改完成归档。
第三章 档案管理
第十一条 学校健全完善全校各类文件材料归档制度，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，做到每项教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，构建完整、丰富和具有本校特色的档案资源体系。
第十二条 全校各单位和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的应归档文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），都必须按照规定向档案馆移交，损毁、丢失档案文件的，应当积极限期补救，任何部门或个人不得据为己有或延迟归档或拒绝归档或拖延补救。
学校不断加强对重点工作、重要活动、重要事件、重要会议及基本建设项目、重要科研项目的建档归档管理，有关职能部门开展相关工作时，如在对基建工程竣工预验收和正式验收、大型仪器设备开箱、重要科研成果与产品试制鉴定等，应提前通知档案人员参加；有关职能部门应会同学校办公室（档案馆）对应归档的重要文件材料加以审查，并签署意见；凡是没有完整、准确、系统文件材料归档的项目，责任部门不予验收，审计部门不予审计，财务部门不予支付或结算款项；对于重要科研项目，科研处不予该项目申报奖项和专利，项目主要负责人两年内不予审批申报新项目，人事处对该项目不予计入专业技术职务晋升等的成果范围。
第十三条 归档范围
（一）党群类：主要包括学校党委及其工作部门、工会、团委、民主党派等组织的各种文件、会议记录及纪要；各部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。责任部门：党委办公室、纪委（监察）办、组织部及各党总支、宣传部、统战部、学工部、工会、团委等部门。
（二）行政类：主要包括学校行政及工作部门的各种文件、会议记录及纪要；各部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于行政管理、人事管理的文件材料等。责任部门：院长办公室、发展规划处、人事处、审计处、保卫处、国资处、总务处、图书馆等部门。
（三）教学类：主要包括学校在全日制普通教育和继续教育教学综合管理、学科专业与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件材料。责任部门：教务处（招生办）、各教学院部、继续教育学院、学生处、评建办（教学质量监控中心）、现代教育技术中心、实践教学管理处等。
（四）科研类：主要包括反映科研活动文件材料，重点是各科研项目的科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等阶段文件,及学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。责任部门：科研处及相关部门与科研人员。
（五）基本建设类：主要包括反映基本建设管理等活动文件材料，重点是校园土地与规划，各单体基建项目的可行性研究与立项准备、地勘水文等设计基础、设计、工程管理、施工、竣工验收、财务与器材管理、生产技术准备与试生产、维修等阶段技术文件和管理文件。责任部门：基建办、总务处、财务处、审计处等。
（六）财会类：主要包括财务管理、会计报表、会计凭证、会计财薄、工资清册等方面。责任部门：财务处、总务处、工会等。
（七）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、院报及其他出版物的审稿单、原稿、样刊、样报正式出版物及出版发行记录等。责任部门：科研处、宣传部等。
（八）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。责任部门：外事办、人事处、教务处等。
（九）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修等方面文件材料。责任部门：国资处等。
归档材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。归档后，实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等非纸质载体形式的材料，实行专门管理，并与相应纸质载体档案材料建立对应关联关系。
第十四条 归档要求
（一）归档的档案材料应当内容准确、材料完整、整理有序、编目清晰。
（二）应当归档的纸质文件材料和实物、电子文件等不同载体材料同步归档。
重要纸质文件同步归档数字化（电子化）文件，重要电子文件同步归档纸质化文件。
（三）归档的档案材料应当符合有关规范和标准的质量要求。
归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应质地优良，书绘工整，符合档案保护要求。
电子文件的归档要求按照国家有关电子文件归档与管理规范执行。电子照片文件应当文字说明。
声像档案包括光盘、照片、录音带、录像带。归档时照片、录音（像）带必须有文字说明，注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；无底片的重要照片，应进行及时翻拍或扫描复制。
实物档案，应有文字说明和不同视角的图片。
（四）档案馆按档案质量规范和责任单位对照移交纸质清单接收专兼职档案工作员移交档案材料；电子清单与纸质清单一致。
完备手续，交接双方经办人在移交清单上签字后，各执一份，备查验证。
校领导亲自移交的由办公室或档案馆人员及时登记入目；其它零星移交的，必须有交接清单。
（五）各单位归档完成情况以档案馆相关资料为准；年度完成情况追溯既往年度未完成应当补救归档的。
第十五条 归档时间
（一）各单位形成的档案资料，一般应按学校档案馆的规定有序整理编目后在次年3月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学档案，应按学校档案馆的规定有序整理编目后归档，其中：
应届毕业生学籍学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表、学历学位证书名册（电子注册信息表）、毕业生毕业登记表、毕业生就业派遣信息表、品学兼优毕业生评审表、毕业班合影照片等毕业生学籍档案应在毕业生正常离校（继续教育证书集中发放）后3个月内归档；其他教学档案应在次年3月底前归档。
（三）科研项目档案（含教研项目），在项目结项验收完成后2个月内归档；项目成果报奖、获奖、社会影响等项目结项后档案即时归档，接并入相应项目档案。
（四）基建项目档案，在项目竣工验收完成后3个月内分别向学校档案馆归档和铜陵市城市建设档案馆移交；项目审计、报奖获奖、维修等项目竣工后档案即时归档，接并入相应项目档案。
（五）仪器设备档案，在完成验收后的2个月内归档。
（六）会计档案，在次年3月底前提交当年会计档案目录，并在第3年3月底前向学校档案馆移交实体。
（七）声像档案在形成后1个月内归档。
（八）实物档案（包括学校各个时期印章，各项活动中形成的有纪念意义的奖牌奖杯等物品，学校对外交流中的受赠纪念品、赠出纪念品图片及说明，以及有收藏价值的教学科研设备、模型、办公用品、设施以及其他有保存价值的实物等），应即时归档。
（九）在规定时间内未完成移交的，视为延迟归档；在规定归档时间后一个月或档案馆书面催要10个工作日后仍未完成移交的，视为拒绝归档和拖延补救。
第十六条 对于本校个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士、校友等将在非公务活动中形成的档案与资料，以捐赠或代管的方式交档案馆保存，学校给予适当奖励。
学校制定专门的制度和办法，征集与学校有关的各种档案史料。对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案资料，学校应重点征集保存，丰富学校档案资源体系。
第十七条 档案馆应当按照国家有关文件材料归档范围和档案保管期限的规定，结合我校实际，鉴定档案材料的保管期限。
对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。
未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。
第十八条 档案馆应加强对涉密档案管理。未经校保密委或保密办负责人批准，任何人不得查阅涉密档案。涉密档案密级的变更和解密，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。
第十九条 档案馆要确保档案实体、档案信息与档案信息系统安全。
加强库房技术管理，定期对馆藏档案资料进行安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体、防磁化等预防工作。
采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。
对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
档案工作如发生突发事件，按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定和学校档案馆安全应急预案，立即向校长报告，及时处理。
档案信息管理系统专人负责。
第二十条 档案馆要加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度。
第四章 档案利用与服务
第二十一条 档案馆应积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，有计划地编辑档案参考资料和编纂出版校史资料，积极主动地为学校中心工作和其他各项工作服务。
第二十二条 档案馆依法规范热情地为师生和社会做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求。
利用者须表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续。
为维护师生合法利益和个人隐私，档案馆原则上不提供校外电话、电子邮件和委托代办等方式的利用服务；利用档案馆保存档案时，我校教职工应主动出示身份证件，在校学生应经学生所在院系书面证明其合理利用目的并出示学生证，毕业生及其家长、校外单位或个人应出示个人身份证、毕业证书、单位介绍信或其他合法证明。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案或资料，校友利用母校档案信息，以及归档积极、规范、完整、准确的部门与人员利用档案信息，档案馆优先提供服务。
境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。
第二十三条 利用学校重点监控档案，须履行审批手续。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。
需要利用的档案若涉及重大问题或者国家秘密，应当经校长或学校保密委批准；利用未解密档案，不得复制。
利用学校历史印章等重点实物档案，须经校长签字批准。
查阅学校重要会议记录档案，经党委办公室主任书面同意，由党委办公室秘书专人办理，可摘录但不得复印复制。
查阅会计档案，经财务处负责人书面同意，由财务处会计到馆办理。
查阅重点科研项目档案，经项目负责人书面同意，由指定人员办理；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。
一般不再提供利用已实现数字化的档案原件，以数字化档案代替原件提供利用。
第二十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
加盖学校档案馆原色印章的档案复制件，与原件具有同等效力。
档案馆出具档案证明或复印档案文件须加盖档案馆印章。档案馆不对没有档案馆原色印章的档案证明或复制件负责。
第二十五条 档案馆应当设置阅档室，编制多种检索工具，有计划有步骤地建设学校档案信息查询系统，为校内外利用档案信息创造便利条件，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案信息服务；条件许可时，积极开展远程利用服务。
第二十六条 档案馆开展档案信息利用服务，不收取复印、保管、劳务等任何费用。
第二十七条 认真做好校史展览工作，努力使校史馆成为校史校情教育和展示学校形象的重要窗口。
第二十八条 利用者应当积极配合档案馆做好利用效果登记工作。
第五章 条件保障
第二十九条 档案是学校特殊资产、特殊资源，档案馆是保存和利用档案资源的专门机构，必须确保安全。学校逐步为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案用房和管理设施。
档案用房要自成相对独立体系，档案库房面积应满足档案工作发展需要，留有存储发展空间。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。
存放涉密档案应当设有专门库房，配备专用设备设施。
第三十条 档案馆工作所需要经费列入学校预算，以保证档案工作实际需要。学校各单位应依据需要落实保障本单位档案工作所需的档案装具、设备、人员培训等费用。
第三十一条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行，适应各方面对档案信息需求的新形势，提升档案信息服务学校发展的能力与水平。
第六章 奖励与惩罚
第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、归档、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案及史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案资料捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的；
（六）为校史校情宣传教育做出积极努力和显著成绩的。
第三十三条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依纪依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按归档范围、归档要求、归档时间等规定归档，延迟归档、拒绝归档和拖延补救归档或者将档案或应归档文件据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第三十四条 教职工干部人事档案，由党委组织部和人事处按照干部管理权限和工作分工实行专门化管理；全日制学历教育学生的学生档案（学生人事档案），由学生处实行专门化管理。
后勤集团及劳动服务中心等校属法人单位档案管理原则上自行负责，在业务上接受党委（校长）办公室的指导、监督与检查。
第三十五条 本办法由党委（校长）办公室负责解释。
第三十六条 本办法自印发之日起施行，