各学院，教务处、学生处、组织部、团委：
根据《关于印发<铜陵学院2023届毕业生离校工作方案>的通知》（院学〔2023〕16号）文件精神，2023届毕业生学籍档案移交与学生档案数字化工作同步开展。为切实做好学籍档案移交工作，现将有关工作安排通知如下：
一、移交时间
与毕业生个人档案同步移交，具体时间见学生处工作通知。
二、交接地点
大学生活动中心二楼演播厅（毕业生档案电子备份现场）
三、接收人
档案馆工作人员（徐向龙、李晓娟、匡定发）
四、移交材料
（一）各学院
二级学院移交档案馆的毕业生学籍档案，主要包括（1）入学登记表、（2）学籍成绩表、（3）毕业生登记表、（4）优秀毕业生审批表、（5）班级合影（纸质+电子版）、（6）毕业论文电子版光盘等材料；
其中，毕业生登记表、优秀毕业生审批表由各学院在毕业生装档工作的现场移交给学生处，经学生处审核后统一移交档案馆；
（二）教务处
2023届毕业生学籍注册名册及决定（1）毕业证书名册、（2）授予学士学位决定、证书名册及学位委员会专题会议记录、纪要、（3）未取得毕业证书、（4）未取得学位证书的毕业生名册，（5）首号毕业证书、学位证书复制件及证书编号规则简要说明、（6）证书用照片；（7）全校优秀毕业论文（设计）汇集电子版及纸质版，（8）后补取得毕业证书、学位证书的证书名册及相关审核支撑材料、最终学业成绩表；
（三）学生处
（1）全体毕业生就业登记信息表、就业率统计表及综合台账，（2）省优、校优毕业生名册及审批表，（3）入伍毕业生登记名册等相关材料，（4）毕业生档案审核、装档、交寄等重要文件材料，（5）毕业典礼暨学位授予仪式活动文档（工作方案、典礼通知、议程及其对应材料——主持词、各位领导代表讲话稿、场地氛围图片、活动照片录音录像、多媒体视频、新闻报道等）；
（四）党委组织部
2023届毕业生党员名册、统计表、党组织关系转移（党员档案转递）登记表等相关材料；
（五）团委
（1）2023届毕业生西部计划登记名册等相关材料，（2）西部计划20周年综合文档材料等。
五、相关要求
（1）入学登记表、学籍成绩表、毕业生登记表、双优生评审表等以班级或学院为单位的归档材料，按学号顺序整理，在每一件材料左上角用铅笔备注班级（学院）内序号。
（2）名册类材料，每一册有封面，题名“铜陵学院2023届毕业生XXX名册/一览表/汇总表”，落款注明制作部门名称，如"铜陵学院教务处/学生处/会计学院",时间为“2023年7月X日”,内部每一页都应该有表头，除表头外每一页不超过10行信息（字号不小于12号或小四）。
（3）以学院、部门为单位制作移交清单（纸质2份、电子1份），每一个班级的每一类材料都要有对应的学生名单，由部门档案员办理交接手续（相关表格模板见档案培训班发放的工作手册和档案馆网站下载专区），各学院填写《铜陵学院2023届毕业生学籍档案移交登记表》（院学〔2023〕16号附件9-3），专业名称必须是全称。
（4）及时清理、及时办理交接，毕业生档案电子备份结束时全校交接同步结束。
特此通知。
档案馆
2023年6月28日