铜陵学院档案管理实施办法
第一章 总则
第一条 为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案规范管理，提升档案信息服务能力，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《干部人事档案工作条例》《高等学校档案管理办法》精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动所直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 学校档案记录全校师生员工教育教学工作各项活动的过程情况，记忆学校发展历史轨迹，是检查教育教学工作质量、衡量学校治理水平、维护学校和师生员工合法利益以及开展编史修志工作的重要依据。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作。学校坚持党对档案工作的领导，实行依法治档、集中管理的原则，维护档案的完整与安全。
第二章 管理体制机构与职责
第五条 学校档案工作实行校领导分管、档案机构专管、各部门各院部协管的管理体制。
第六条 学校主要负责人依法履行学校档案完整与安全第一责任人领导责任。
档案工作分管领导协调解决档案机构机制、专门人员、专门用房、重要基础设施以及经费保障等重要问题。
第七条 档案馆是学校档案工作职能机构和档案资源管理利用服务中心，履行学校档案工作执行与管理双重责任，其职责是：
（一）深入学习宣传贯彻执行党和国家档案工作方针政策法律法规和制度规范，执行学校档案工作制度；
（二）专门管理学校档案工作，拟制并具体实施学校档案工作规划计划和制度规范，组织档案工作人员培训，统筹协调和监督指导各部门各种应归档文件材料的形成、积累、整理和归档移交工作；
（三）统一管理和永久保存学校档案资源，开展档案信息利用服务等工作；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）做好校史馆和沈浩精神传承基地建设维护与管理服务工作；
（六）履行学校赋予的其他工作职能职责，完成校领导交办的其它工作。
第八条 学校各部门各院部(含议事协调机构办公室及科研机构或平台、课题组，以下简称“各部门”)履行档案基础工作执行责任，应将档案基础工作列入本部门管理体系，明确分管负责人和专兼职档案员，按时规范完整地向档案馆移交应归档文件材料。
第九条 学校加强档案工作队伍建设，配备适应高质量信息化发展要求的专职档案工作人员队伍，提高工作人员整体素质和能力。
专兼职档案工作人员应当政治可靠、忠于职守、爱岗敬业，主动加强政治和业务学习培训，具备档案管理和信息管理等相关知识与技能，不断提高现代化管理与服务水平。
档案馆负责人和人事档案专档专管工作人员应当是中共党员。
第三章 档案资源建设
第十条 学校实行业务部门档案形成与归档工作责任制。
属于归档范围的文件材料，按照“谁职责(业务）、谁形成、谁归档”责任制，由职能职责所在部门或承办（牵头）部门负责形成，按照规定向部门档案员归档、向档案馆移交，进行集中统一管理。
任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，不得故意隐藏、转移、损坏、删除、伪造，或者擅自篡改、销毁应当归档的文件材料。
第十一条 各部门和各岗位工作人员在履行学校工作职责公务活动过程中应当同步形成规范的文件材料，包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等载体与形式。
学校办公自动化和其它业务信息管理系统应当具备电子文件材料归档功能，支持同步形成符合要求的电子文件材料。
第十二条 对学校、国家和社会具有流程追溯和凭证作用等保存价值的文件材料，列入学校文件材料归档范围。
各部门常规归档移交范围及保存价值判断主要依据《铜陵学院文件材料归档范围和档案保管期限规定》和各部门职能职责及年度工作计划总结材料内容。
第十三条 归档文件材料应当内容准确、材料完整、整理有序、编目清楚。
归档文件材料，应当采用质地优良耐久、可靠、满足长期保存需求的方式和载体对各项工作过程中需要归档的信息进行客观与规范记录，书绘工整，声像清晰。
归档的照片、录音（像）带必须有文字说明，注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；无底片的重要照片，应进行及时翻拍或扫描复制。
实物档案，应有文字说明和不同视角的图片。
归档电子文件应当符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求。
第十四条 纸质文件材料和实物、电子文件等不同载体材料同步归档。
学校机构设置变动，教职工录用、任免、专业技术职务评聘、退休或离职，教职工名册，教职工工资清册，学生录取、学籍注册、学历学位等名册，党委会、校长办公会会议记录纪要等核心文件材料，电子化归档的同时同步原色打印纸质化存档。
第十五条 档案馆可以通过征集、代管等形式收集保管师生员工或校友在非本校公务活动中形成的对学校有重要意义的文件材料。
学校鼓励个人，特别是有重大贡献和取得重要成就者，在非公务活动中形成的文件材料以捐赠或代管的方式移交档案馆保管。
第十六条 学校实行归档文件材料形成部门整理制度。
档案整理应当遵循档案分类方案和文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。逐步推进卷件融合管理。
具体整理原则、方法和质量要求见《铜陵学院归档文件材料整理细则》。
第十七条 学校各部门应归档文件应当经本部门负责人检查合格后由专兼职档案人员按时规范移交学校档案馆。
第十八条 应归档文件材料，纸质版传统型文件材料应当在工作结束后3个月内向学校档案馆移交，在次年3月底前完成移交（会计档案在次年3月底前提交当年会计档案目录，在第3年向档案馆移交实体）。
重点事项文件材料和采用办公自动化或其他业务管理系统的应归档电子文件，应当随办随归。
第十九条 移交时电子目录与纸质目录一致，交接双方根据移交清单清点核对，签名交接，纸质版清单一式两份，存档备查。
学校电子档案实现在线随办随归的，应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。
第四章 档案安全管理
第二十条 学校把档案安全作为平安校园建设内容，保障档案安全。
第二十一条 学校统筹提供适应档案工作专门需要、符合现代化管理要求的档案用房，合理布置档案库房、办公、整理、阅档、信息化技术和展览等业务和技术用房，实现档案库房与其它用房分开，并预留库房存储发展空间。
第二十二条 档案馆建立健全档案安全管理制度。
档案馆对馆藏档案定期进行安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等保护工作，不断改进和完善档案管理系统，采取相应技术防护和安全保护措施存储和保管普通档案实体、特殊载体档案、涉密档案、电子档案，改进和采用先进的档案保护技术，对破损、褪色的档案及时采取修复等补救措施，保障档案实体与信息安全。
第二十三条 档案馆定期对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。
第二十四条 档案馆按规定对已达到保管期限的档案进行鉴定处置，对确无保存价值的档案按程序予以销毁。
未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。
第二十五条 已移交档案馆的档案，不得以任何理由抽出、调换、篡改和添减文件材料。档案内容确需更正的，不得将原有文件抽出、调换，不得在原有档案文件上作任何形式的改正；经相关归档部门和档案馆主要负责人书面同意后方可添加必要的证明材料，与原有文件一体存档，并在备考表中注明；档案馆同步建立备案文档，存入年度管理全宗卷。
第二十六条 档案馆建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计，按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。
第五章 档案利用服务
第二十七条 档案馆建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规范不同的利用权限、范围和审批手续。
向档案馆移交、捐献、寄存档案的部门或个人，可以优先利用该档案，可以对档案中不宜面向社会利用服务或开放的部分内容提出限制性意见。
第二十八条 档案馆应采取多种措施，健全完善档案信息查询系统，为全校师生员工、校友和社会提供及时、准确、便捷的档案信息服务。
第二十九条 利用档案应当履行利用管理手续，遵循档案管理规范，不得篡改、标记、伪造、遗失、损毁档案或者改变档案内容，确保档案安全，保守国家秘密和学校工作秘密，维护档案信息中的个人隐私。
第三十条 符合国家规定的电子档案与传统载体档案具有同等效力。档案馆可以电子形式及网络方式提供档案信息线上线下利用服务。
第三十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一工作机构。加盖档案馆档案利用专用章的档案复印打印件，与原件具有同等效力。
第三十二条 档案馆应当认真做好档案信息开发、校史编研与展览工作，开发档案文化育人功能，主动服务学校中心工作和师生员工，使校史馆和沈浩精神传承基地成为爱国荣校教育基地和展示学校形象的重要窗口。
第六章 档案信息化建设
第三十三条 学校将档案信息化建设纳入学校信息化发展总体规划，推进电子档案管理信息系统建设，保障档案信息化与学校信息化建设同步发展。
第三十四条 学校按照档案信息化专业技术要求，配备或建设基础设施设备、网络与软件系统、存储备份与安全保障系统，保障档案信息资源的安全保存和有效利用。
第三十五条 学校统筹办公自动化系统、业务系统完善电子文件归档功能建设，与档案管理信息系统相互衔接，落实电子文件归档制度规范。
第三十六条 档案馆应当加强电子档案全过程管理，采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并对接收的电子档案进行检测和规范保存，保证电子档案在归档环节和长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。
第三十七条 档案馆统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，建立档案数字化常态机制，有序开展传统载体重要档案数字化工作，保证数字化成果的质量与安全。
第三十八条 学校创造条件建设数字档案馆，提升档案数字治理和档案信息资源共享服务能力。
第七章 档案监督与奖惩
第三十九条 学校应建立档案工作检查、考核和评估机制，并纳入年度考核指标体系，促进档案工作关系顺畅、档案基础业务与信息化建设常态化规范化。
第四十条 档案馆应当依法加强各部门应归档文件材料的形成、收集、整理、归档和移交等档案基础业务工作的监督指导，确保应当归档的文件材料应归尽归和应收尽收。
第四十一条 学校对于在档案形成、收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和人员，以及向档案馆捐赠重要或珍贵档案者予以奖励，或由学校报请档案、教育主管等有关部门给予表彰、奖励。
第四十二条 学校对档案基础工作滞后、问题严重的部门和个人，进行督查处理。对于违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规的行为，学校配合相关执法部门依法依规追究相应责任。
第八章 附则
第四十三条 教职工人事档案和学生档案工作，由相关职能部门依据《干部人事档案工作条例》精神制定制度规范，实施专档专管。
第四十四条 本办法由档案馆负责解释。
第四十五条 本办法自印发之日起施行，《铜陵学院档案管理办法》(院发〔2014〕10号)同时废止。