各部门、各院部：
为做好2024年度全校文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：
一、完成时间
2024年度文件材料原则上在2025年3月31日之前完成归档。科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。
二、归档范围
（一）总体范围
1.2024年度各部门（含院部）党政管理、教学、科研等工作中形成的，具有保存价值的纸质、声像、电子等各种形式、载体的全部文件材料。
2.既往年度移交遗漏的应归档重要文件材料（补救移交时间跨度不限）。
（二）对照清单
1.各部门工作职能职责、2024年度工作要点和2024年度工作总结成绩中工作事项对应的重要文件材料。
2.学校档案制度中的“分部门移交任务清单”，见档案馆2023年5月编印、分发的培训资料《铜陵学院部门档案基础工作手册》（以下简称“《手册》”）第82-154页。
二级学院除移交毕业生学籍档案外，应当移交反映本年度的本学院党建、教学、科研等特色性综合性材料，如师生员工组织发展的关键材料、评估工作自评自查报告、文化墙重点资料等。
（三）重点材料
1.各部门应结合学校及部门2024年度工作要点、工作总结，认真收集、整理，主动汇集、整合、并入本部门主办或牵头办理的收、发文，确保重点内容、主要文件、特色文件材料齐全完整移交归档。
2.校领导专题会会议记录等相关文件材料，由会议主题内容对应职能部门负责归集移交。一会一档。为防止遗漏，移交前，移交清单及会议记录等重点归档文件宜呈请相关校领导审查把关。
3.学校议事协调机构办公室设在部门负责各自委员会或领导小组的专项工作、专项会议或专项活动的文件材料（包括会议记录等）归档。
4.相关部门要把巡视及其整改（党委办公室负责）、本科教育教学审核评估（评建办/发规处负责）、党纪学习教育（主题办/组织部牵头负责）、省委综合考核（组织部牵头负责）、党代会年会（组织部牵头负责）、教代会工代会年会（工会负责）、新生入学资格复查（教务处、继续教育学院分别负责）、高水平大学建设（教务处负责）、硕士点建设及“高峰学科”建设（科研处负责）、团代会学代会（团委负责）、审计及整改（审计处负责）、巡察及整改（巡察办负责）、高层次人才队伍建设（人事处负责）等等年度重点工作全部纳入各自部门年度归档工作任务范畴，并作为专项资料，一并规范移交档案馆。
三、归档工作要求
1.归档材料质量要求是齐全、完整、系统、准确。文件时间、印章（签名）等要素合规、清晰。纸质件原则上为原件，却无原件的复印件须加盖责任部门印章。
2.归档文件材料经过初步整理，反映同一事项的文件材料集中在一起，能够反映各项工作活动有依据、有过程、有结果（效果），来龙去脉清楚。
3.各部门院部年度全部应归档文件材料由档案员统一办理移交手续。移交清单须经部门负责人审核签名。移交清单纸质版一式两份、电子版一份,电子版提前发送档案馆工作邮箱dag@tlu.edu.cn。
4.补充移交既往年度文件材料的，应当分别年度独立制作移交清单。
四、注意事项
1.根据学校议事协调机构组成人员调整通知精神，机关各部门主要负责人和二级学院行政主要负责人为学校档案工作委员会组成人员，前述人员为本年度部门档案文件归档工作责任领导人暨部门档案工作分管领导。部门档案工作专兼职档案员有变动的，请及时向档案馆书面备案。
2.为力促“应归尽归”，办理交接时，档案馆对照“分部门移交任务清单”结合各部门年度工作计划、工作总结及党代会年会、教代会年会工作报告工作成绩相关内容清点验收，实施清单化交接方式，对短缺材料较多或短缺重要应归档文件材料的归档部门实行暂不接收签字措施，要求限期补救后重新办理移交。
3.移交清单模板见附件。更多业务规范要求，请参见《手册》相关内容。
4.为便于档案馆数字化扫描，如果没有完整移交规范的电子版归档文件，除会计凭证外，则请尽量用回形针或长尾夹临时性装订，不热敏胶装订、不线装订。
5.有需要沟通事项的，请直接联系档案馆管理科李晓娟老师（18756204994）、杨威老师（15951201143），办公电话：5882366。
特此通知。
档案馆
2025年1月9日