关于做好2023年度全校文件材料归档工作的通知

各部门、各院部：

为做好2023年度全校文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、移交完成时间

原则上在2024年3月29日（星期五）之前。

二、归档范围

（一）总体范围

1.2023年度各部门（含院部）党政管理、教学、科研等工作中形成的，具有保存价值的纸质、声像、电子等各种形式、载体的全部文件材料。

2.既往年度移交遗漏的应归档重要文件材料（补救移交时间跨度不限）。

（二）对照清单

1.各部门工作职能职责、2023年度工作要点和2023年度工作总结成绩中工作事项对应的重要文件材料。

2.学校档案制度中的“分部门移交任务清单”，见档案馆2023年5月编印、分发的培训资料《铜陵学院部门档案基础工作手册》（以下简称“《手册》”）第82-154页。

（三）重点材料

1.各部门应结合学校及部门2023年度工作要点、工作总结，认真收集、整理，主动汇集整合并入本部门主办或牵头办理的收、发文，确保反映各项工作活动有依据、有目标、有过程、有结果（效果）的重点内容、主要文件、特色文件材料齐全完整移交归档。

2.校党委书记办公会、书记校长碰头会及校领导专题会会议记录等相关文件材料，由会议主题内容对应职能部门负责归集移交。一会一档。为防止遗漏，移交前，移交清单及会议记录等归档文件应当经相关校领导审查。

3.学校议事协调机构办公室负责各自委员会或领导小组的专项工作、专项会议或专项活动的文件材料（包括会议记录等）归档。

4.相关部门要把主题教育（主题办/组织部牵头负责）、综合考核（组织部牵头负责）、疫情防控转段及总结（防控办/校长办公室负责）、党代会（组织部牵头负责）、教代会工代会（工会负责）、新生入学资格复查（教务处/招生考试中心负责）、铜业学院建设（教务处负责）、硕士点建设及“高峰学科”建设（科研处负责）、团代会学代会（团委负责）、审计及整改（审计处负责）、巡察及整改（巡察办负责）、专业技术职务分级聘任（人事处负责）、高层次人才队伍建设（人事处负责）等等年度重点工作全部纳入各自部门年度归档工作任务范畴，并作为专项资料，一并规范移交档案馆。

三、归档工作要求

1.归档材料质量要求是齐全、完整、系统、准确。文件时间、印章（签名）等要素合规、清晰。纸质件原则上为原件。

2.归档文件材料经过初步整理，反映同一事项的文件材料集中在一起，来龙去脉清楚。

3.各部门院部年度全部应归档文件材料由档案员统一办理移交手续。移交清单须经部门负责人审核签名。移交清单纸质版一式两份、电子版一份,电子版发送档案馆工作邮箱dag@tlu.edu.cn。

4.补充移交既往年度文件材料的，应当分别年度独立制作移交清单。

四、注意事项

1.根据学校议事协调机构组成人员调整通知精神，机关各部门主要负责人和二级学院行政主要负责人为学校档案工作委员会组成人员，前述人员为本年度部门档案文件归档工作责任领导人暨部门档案工作分管领导。部门档案工作专兼职档案员有变动的，请及时向档案馆书面备案。

2.今年办理交接时，档案馆对照《手册》P82-152页“移交任务清单”结合各部门年度工作计划、工作总结及党代会年会、教代会年会工作报告相关内容清点验收，实施清单化交接方式，对短缺材料较多或短缺重要应归档文件材料的归档部门实行暂不接收措施，要求限期补救后重新办理移交，并在档案馆网动态公布移交情况，力促“应归尽归”。

3.移交清单模板见附件。从本年度开始，第1-2项为必归项，第3-5项及后面各项根据实际情况办理。更多业务规范要求，请参见《手册》相关内容。

4.为便于档案馆数字化扫描，如果没有完整移交规范的电子版归档文件，除会计凭证外，则请尽量用回形针或长尾夹临时性装订，不热敏胶装订、不线装订。

5.有需要沟通事项的，请直接联系档案馆管理科李晓娟老师，办公电话：5881066。

特此通知。

档案馆

2024年1月5日

（部门名称）2023年度归档文件移交清单

20240105关于做好2023年度全校文件材料归档工作的通知01.docx